Elk nieuw project is een unieke, tijdelijke, onderneming.
De projecten voor bedrijfsproces management, naleving van wet- en regelgeving en digitale transformatie waarin business analisten een rol kunnen spelen, hebben allemaal verschillende doelen, scope, teams, tijdlijnen, budget en risico’s.
Projecten volgen vaak dezelfde methodologieën en zijn daarnaast maatwerk gebaseerd op de beperkingen van de scope, de beschikbare middelen, kansen en lessons-learned uit eerder projecten.
Wat is Business Analyse Planning?
Als business analist met een rol in een project breng je niet alleen je ervaring en toolbox (methoden en technieken) mee, maar stem je daarnaast je business analyse aanpak specifiek af op het project waar je aan deelneemt
Ongeacht de ervaring die je hebt, is het belangrijk om de unieke project dynamiek mee te nemen in je aanpak. Op die manier kan je bepalen welke business analyse activiteiten de grootste toegevoegde waarde heeft.
Belangrijke project dynamieken zijn;
- De stappen en belangrijke milestones van een project waarbij duidelijk moet worden welke business analyse activiteiten met welk resultaat bij elke stap of milestone geleverd moeten worden
- Budget en planning
- Key stakeholders en relaties
- Types en soorten elicitatie technieken die het best passen bij het maken en valideren van business analyse producten.
- Benodigde kennis van het bedrijfsdomein
De universele business analyse planning checklist
Wanneer je al business analyst een helder en consistent stappenplan volgt, waarbij je de meest belangrijke project dynamieken meeneemt in de planning van je aanpak, is de effectiviteit van je werk hoger.
Gebruik deze checklist om een overzicht te maken van de huidige staat van het project en om jouw activiteiten en producten op maat te maken van het project.
Probeer het zelf. Denk even terug aan een project waar je aan gewerkt hebt en probeer de vragen uit de checklist voor dat project te beantwoorden.
Project lifecycle
- Wat zijn de geplande milestones, plateau’s of resultaten van dit project
- In welke deel bevind het project zich op dit moment
- Voor wel business analyse product of set aan producten ben jij verantwoordelijk in deze stage
- Op welke manier worden de business analyse producten gebruikt, en wie gaat ze gebruiken.
Budget voor Planning en Inspanning
- Hoeveel tijd krijg ik binnen de projectplanning, en wat is de de datum waarop ik mijn business analyse product(en) oplever.
- Komt dat overeen met mijn eigen impact analyse
- Is mijn inschatting hoger dan de beschikbaar gestelde planning en tijd? Onderzoek op welke manier je jouw inspanning, scope, activiteiten en/of producten kan aanpassen.
Stakeholders en relaties
- Wat zijn de sleutel rollen in het team en wie vervult die rol
- Is er een sponsor, project- of product owner, projectmanager, en (domein)specialisten.
- Namen en rugnummers van de mensen in deze projectrollen.
- Worden er significant nieuwe relaties gesloten door dit project?
- Wie kent wie nog niet in het project team
- Hybride werken? Wie zijn de lokale teamleden en wie zijn de mensen die op afstand werken.
- Wie is verantwoordelijk voor wat?
- Maak een beeld van de mensen/rollen die verantwoordelijk zijn voor het maken en. opleveren, wie uiteindelijk het resultaat accepteert en wie er geïnformeerd of geconsulteerd moet worden voor de op te leveren project producten. en meer specifiek de business analyse producten.
Elicitatie technieken
- Welke (elicitatie) technieken kan ik gebruiken?
- Review van documentatie
- Interviews en workshops
- Observatie
- System reviews
- Enquete’s
- Welke competenties kan ik inzetten?
- Op basis van de stakeholders en hun relaties, de (elicitatie)technieken die ik kan gebruiken en mijn eigen ervaring, welke technieken kan ik dan het beste inzetten om de benodigde business analyse informatie te verzamelen en valideren.
Organisatorische middelen
- Welke gespecialiseerde tools, voor elicitatie, modelleren, documentatie etc., heb ik tot mijn beschikking
- Tools voor samenwerken, faciliteiten voor workshops ed. enquête tooling?
- Software om diagrammen en modellen te maken?
- Zijn eerder gemaakte business analyse producten beschikbaar en bruikbaar?
- Bied de organisatie training en/of cursussen aan voor het betreffende bedrijfsdomein?
Kennis en competenties
- Wie binnen het project heeft welke bedrijfsdomein kennis
- Wat is mijn eigen kennisniveau van dit domein
- Wat zijn mijn sterke business analyse competenties
- Op welke manier kan je de diversiteit aan kennis binnen het projectteam in je voordeel gebruiken?
- Welke stakeholders zijn het meest geschikt om de inhoud van de business analyse producten te valideren en op welke manier kan je dat het beste doen (elicitatie techniek)
Zoals wel vaker met een standaard aanpak kan je het gevoel hebben dat dit of veel te uitgebreid is en/of niet past binnen jouw organisatie.
Een business analyse planning en aanpak is een soort van verzekering. Een goede voorbereiding is het halve werk, is een uitspraak die we allemaal wel kennen.
De voordelen die je mag verwachten van een business analyse plan-van-aanpak voor elk project zijn:
- Het helpt je om je eigen kern competenties zo goed als mogelijk in te zetten voor elk project, en
- het project en jijzelf halen het beste resultaat uit jouw business analyse inspanningen